El diseño de toma de decisiones en las empresas

La actual crisis del COVID-19 tiene y tendrá un impacto crucial en cómo funcionan las empresas. Durante estos días estamos hablando mucho de dos prismas (teletrabajo y recesión), pero creo que hay dos perspectivas más que son clave y de las que se está hablando muy poco: cómo las empresas toman decisiones y cómo se va a transformar la cultura interna de las organizaciones.

Cuando hablamos del diseño de toma de decisiones nos estamos refiriendo a un tema muy importante con un enfoque para la resolución de problemas, que tiene relevancia para un alcance mucho más amplio de desafíos que, simplemente, aquellos relacionados con el ámbito del diseño tradicional. Y aquí la realidad está dando lecciones muy poderosas a muchas empresas, porque, como dice Gretta, la naturaleza no negocia.

Lo he visto en varios clientes: cuando se ha producido la crisis del coronavirus ha quedado bloqueada la toma de decisiones… y eso ha sucedido porque el diseño de cómo se decide en esa empresa no era resiliente. En algunos casos las decisiones las tomaba una cúpula en forma de comité presencial y síncrono… variables hoy casi imposibles de reproducir.

El diseño de estrategias y la planificación puede resultar muy útil en el diseño de productos o servicios, pero también puede ser bueno para la mejora de procesos, situaciones o, incluso, organizaciones. Por eso, es importante contar con un asesor para la elaboración de un diseño de toma de decisiones.

La descentralización en la toma de decisiones

Los conceptos de centralización y descentralización han sido debatidos desde que se empezó a estudiar a las organizaciones. Por eso, varios autores analizan este concepto en función del poder de las decisiones tomadas en las organizaciones. De ahí, la importancia de que cada organización cuente con un diseño elaborado para saber cómo ejecutar decisiones trascendentales.

Como debes saber, cuando todo el poder de la toma de decisiones descansa en un solo punto de la organización, o en una sola persona, entonces llamaremos a esa estructura, de tipo centralizada.

Por el contrario, en la medida en que el poder se encuentre disperso entre muchos puntos o personas, entonces lo llamaremos “estructura descentralizada”.

¿Por qué descentralizar las responsabilidades en una organización?

La centralización es el medio más cerrado de coordinar la toma de decisión en la organización. Todas las decisiones son tomadas por una persona, por un cerebro, y luego implementadas a través de la supervisión directa. Se han dado otras razones para centralizar las estructuras, pero aparte de la conocida ambición de poder, la mayoría equivale a la necesidad de coordinación.

Entonces, ¿por qué debe descentralizar una organización? Simplemente, porque no todas las decisiones pueden ser entendidas en un centro, en un cerebro.

A veces, la información necesaria para la toma de decisiones no puede ser colectada, o es difícil de transmitir y comprender. En vista de tales limitaciones, la centralización en la toma de decisiones es uno de los errores más comunes en el diseño organizacional.

Otro de los motivos por los cuales la centralización es un problema, es la falta de motivación ante un trabajo regulado, sin posibilidad ninguna en la toma de decisiones de la organización.

La gente inteligente y creativa requiere “espacio” para desarrollarse. En este sentido, si las organizaciones descentralizan decisiones, estos empleados pueden utilizar su iniciativa y se encuentran altamente motivados para la realización de sus funciones.

Tal motivación es crucial en las tareas profesionales (y como estas son las tareas más complejas, la organización profesional tiene dos buenas razones para descentralizar). La motivación es también un factor clave en la mayoría de los cargos gerenciales.

Así que, sin duda alguna, podemos decir que la descentralización que desciende hacia la línea media está siempre asegurada. Darles poder a los gerentes de línea media también los capacita para tomar decisiones, para que algún día uno de ellos pueda tomar el cargo de director general, donde deben tomarse las decisiones más difíciles. Para hacer de esto una realidad tangible, es necesario la implementación de un diseño de toma de decisiones.

Crear estrategias y un diseño de toma de decisiones no es una labor sencilla. Es necesario contar con un asesor profesional experto en el tema, para que la empresa pueda realizar esta tarea de la mejor manera y de forma mucho más eficiente.

¿Centralizar o descentralizar las decisiones?

Antes de responder a esta pregunta, es importante definir ambos términos; ya que las palabras centralización y descentralización no deben ser tratadas como absolutas, sino más bien como dos extremos de un tema.

Hablando, en primer lugar, de la descentralización en las organizaciones, podemos mencionar 3 aspectos importantes:

1. Primero está la dispersión del poder formal hacia abajo por la cadena de autoridad. Esta dispersión será llamada descentralización vertical.

2. El poder de decisión puede permanecer con los gerentes de línea media en el sistema de autoridad formal, o puede pasar a gente fuera de la estructura de línea. La descentralización horizontal se referirá al punto en que quienes son gerentes controlan los procesos de toma de decisión.

3. Finalmente, el término descentralización es también usado para referirse a la disposición física de servicios y no tiene nada que ver con la toma de decisiones.

Diseña el modo en el que decides, porque en este enfoque y procedimientos nace tu primera gran decisión

Si has llegado hasta aquí: gracias. Y una idea más: está claro que según cómo establecemos el criterio y los procedimientos operativos en la toma de decisiones generaremos una determinada cultura corporativa y responderemos de una forma específica a los retos del contexto, esta vez sanitario-económico, pero puede ser de todo tipo. El diseño en la toma de decisiones es una actividad clave para generar sostenibilidad y ventajas competitivas para una empresa. Piensa en tu sistema de gestión de decisiones, ¿es efectivo y claro para tu organización?

Y tú, ¿cómo decides?